Was ist das „Akademische Portal“?
Das Akademische Portal dient den Bedürfnissen Ihrer Institution. Da Sie nun eine Reihe von Lizenzen verwalten müssen, benötigen Sie einen Überblick über deren genaue Anzahl und die Zugriffsrechte. Zudem benötigen Sie Funktionen, mit deren Hilfe Sie Lizenzen auf einfache Weise zuweisen und entziehen können. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie das Akademische Portal für die Verwaltung Ihrer Lizenzen verwenden können.
Sollten Sie Hilfe benötigen, nehmen Sie bitte Kontakt mit unserem deutschen Kundenservice auf. E-Mail: deutsch@logos.com.
Lizenzen Schritt für Schritt verwalten
1) Administratorrechte zuweisen
Um Lizenzen im Akademischen Portal verwalten können, benötigen Sie die entsprechenden Administratorrechte. Die Zuweisung dieser Rechte erfolgt in der Regel während der Einrichtung Ihrer institutionellen Lizenzen. Bitte kontaktieren Sie den Kundenservice, wenn Admins hinzugefügt werden sollen oder andere Anpassungen notwendig sind.
2) Auf Ihre Lizenzverwaltung im Akademischen Portal zugreifen
Rufen Sie https://academicportal.logos.com/ auf, um auf das Akademische Portal zu gelangen.
Falls Sie Administratorrechte besitzen, werden Sie direkt zur Startseite Ihrer Institution* weitergeleitet. Dort finden Sie alle Ihre wichtigen Kontakte. Die Menüpunkte in der oberen Leiste dienen der Verwaltung Ihrer Lizenzen.
*Wenn Sie für die Lizenzverwaltung mehrerer Institutionen zuständig sind, sehen Sie zuerst eine Liste dieser Institutionen. Klicken Sie auf die Institution, deren Lizenzen Sie verwalten möchten.
3) Nutzer hinzufügen
Bevor Sie Lizenzen zuweisen können, müssen Sie erst die entsprechenden Nutzer hinzufügen. Rufen Sie die Nutzerverwaltung über den Menüpunkt Nutzer auf, und verwenden Sie die Schaltflächen oben rechts, um neue Nutzer manuell zu erstellen oder anhand einer Liste automatisiert zu importieren.
Nutzer erstellen - Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet ein Dialogfenster mit Feldern, die für das Hinzufügen eines einzelnen Nutzers erforderlich sind.
Um einen neuen Nutzer zu erstellen, füllen Sie die Felder für Vorname, Nachname, die E-Mail-Adresse und die Matrikelnummer (LIS ID) aus. Wenn keine Matrikelnummern existieren oder diese nicht weitergegeben werden soll, kann auch eine neue Zählung verwendet werden.
Nutzer importieren - Ein Klick auf diese Schaltfläche ermöglicht den Import einer Liste von Nutzern über eine CSV-Datei. Laden Sie die Vorlage herunter und füllen Sie sie wie unten beschrieben aus.
*Wichtig: Falls Sie das Programm „Numbers“ von Apple für die Erstellung der CSV-Datei verwenden, beachten Sie bitte, dass das Programm oft automatisch eine Tabellenüberschrift in die Mappe einfügt. Wird die Tabellenüberschrift gespeichert, kann dies beim Import der Vorlage eine Fehlermeldung verursachen. Bitte löschen oder verbergen Sie die Tabellenüberschrift, wenn Sie die CSV-Datei abspeichern. Sollten Sie beim Hochladen eine Fehlermeldung erhalten, versuchen Sie, die Informationen (Tabellen-Header und Tabellenzeilen) aus der Vorlage in eine neue Mappe zu kopieren und als CSV-Datei abzuspeichern.
Beispiel:
Stellen Sie sicher, dass die ausgefüllte Vorlage als CSV-Datei abgespeichert wird.
Klicken Sie auf „Datei auswählen“, wählen Sie die .csv-Datei und klicken Sie dann auf „Importieren“.
Hinweis: Sie können die Nutzer, die sich auf Ihrer Liste für den Import befinden, auch taggen oder ihnen Rollen zuweisen. Das Akademische Portal fügt automatisch einen Datums- und Zeitstempel ein. Sie können jedoch auch selbst weitere Tags hinzufügen, die für die spätere Verwaltung der Lizenzen hilfreich sind. Hier sind einige Beispiele zur Veranschaulichung:
- Datum - erlaubt das Filtern von Nutzern anhand des Datums des Imports
- Rolle - erlaubt das Filtern von Nutzern anhand der Rolle, die diese in Ihrer Institution haben
- Studiengang - erlaubt das Filtern von Nutzern anhand des Studiengangs
- Sprache - erlaubt das Filtern von Nutzern anhand der Sprache
- Dozierende - falls Sie Lizenzen für Dozierende verwalten, können Sie diese entsprechend taggen.
Sobald Sie Nutzer hinzugefügt haben, finden Sie unten auf der Seite eine Liste. Oben links können Sie gezielt nach Nutzern suchen. Mithilfe der Kontrollkästchen links neben den Zeilen bzw. über die Option „Nach CSV auswählen“ oben links können Sie mehrere Nutzer gleichzeitig auswählen. Es ist hilfreich, die .csv-Dateien, die Sie zum Importieren von Nutzern verwenden, abzuspeichern. Diese können später zur Auswahl von Nutzern wiederverwendet werden.
Nutzer exportieren - Es kann vorkommen, dass Sie Nutzerdaten aus dem Akademischen Portal exportieren müssen. Diese Option erzeugt eine CSV-Datei, die eine Liste mit Namen, E-Mail-Adressen, LIS-IDs und dem Lizenzstatus all Ihrer Nutzer in Ihrer Institution enthält.
*Sollten Sie einen Nutzer löschen/entfernen müssen, wählen Sie den/die Nutzer aus und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts (siehe rote Markierung im Screenshot unten) und dann auf „Nutzer entfernen“.
4) Lizenzen zuweisen
Sobald Sie Nutzer hinzugefügt haben, können Sie damit beginnen, ihnen Lizenzen zuzuweisen. Wechseln Sie dazu über das Hauptmenü in den Reiter „Institutionelle Pakete“. (Im Reiter „Nutzer“ können Sie keine Lizenzen zuweisen.)
Wenn Sie auf den Reiter „Institutionelle Pakete“ klicken, erscheint eine Liste der verfügbaren Pakete. Ein solches Paket besteht in der Regel aus der Kombination von bestimmten Logos-Funktionen mit einer Sammlung von Büchern.
Klicken Sie als Nächstes auf den Namen des Pakets, das Sie Ihren Nutzern zuweisen möchten. Beim Klicken öffnet sich die Seite, über die Sie die Lizenzen für dieses Paket verwalten können. Oben sehen Sie eine Übersicht, wie viele Lizenzen verfügbar sind, wie viele derzeit genutzt werden etc.
Permanent - bezeichnet die Zahl der Lizenzen, die Nutzern dauerhaft zugewiesen wurden. Dieser Status wird oft vergeben, wenn ein Nutzer für sein Logos-Paket bezahlt bzw. sein Studium abgeschlossen hat, je nachdem, welches Modell Ihre Institution nutzt. Wichtig: Sobald eine Lizenz dauerhaft zugewiesen wird, kann dieser Status nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Reserviert - Dieser Status wird automatisch vergeben, sobald Sie einem Nutzer erstmalig eine Lizenz zuweisen. Wenn eine Lizenz für einen Nutzer reserviert wurde, muss dieser sie abholen. Der Status „reserviert“ bleibt bestehen, bis die Lizenz vom entsprechenden Nutzer abgeholt wurde. Es wird empfohlen, die reservierten Lizenzen im Blick zu behalten und ggf. Erinnerungsmails zur Abholung an die entsprechenden Nutzer zu versenden.
Temporär - Dieser Status verleiht den Nutzern vorübergehenden Zugang zu ihrem Logos-Paket, ohne dass sie es besitzen. Oft wird eine Lizenz erst „temporär“ vergeben und später in einen permanenten Zugang umgewandelt. Temporär vergebene Lizenzen können wieder entzogen und neu zugewiesen werden. Wichtig: Logos-Inhalte, die nur über temporäre Lizenzen zugewiesen wurden, werden bei zusätzlichen Käufen nicht berücksichtigt (kein Rabatt im Sinne unseres dynamischen Preises).
Um einem Nutzer eine Lizenz zuzuweisen, müssen Sie zunächst den/die entsprechenden Nutzer auswählen. Unten auf der Seite sehen Sie eine Liste aller Nutzer, die sich in der Nutzerdatenbank Ihrer Institution befinden. Sie können die Anzahl der Nutzer eingrenzen, indem Sie die Suchleiste verwenden, die Spalten filtern oder Tags verwenden. Anschließend können Sie die Nutzer mithilfe der Kontrollkästchen links neben deren Namen einzeln auswählen. Alle Nutzer können Sie über die Option „Nach CSV auswählen“ oben links auswählen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“, um den ausgewählten Nutzern die Lizenz zuzuweisen.
Wählen Sie zwischen „Temporären Zugang geben“ und „Permanenten Zugang geben“, um die Lizenzen nach Ihrem Bedarf zuzuweisen. Wählen Sie „Zugang entziehen“, um einem Nutzer die betreffende Lizenz zu entziehen.
Zur Erinnerung: Der Status „Temporär (Reserviert)“ bzw. „Permanent (Reserviert)“ wird automatisch vergeben, sobald Sie einem Nutzer erstmalig eine Lizenz zuweisen. Wenn eine Lizenz einem Nutzer zugewiesen wurde, muss dieser sie noch abholen. Der Status „Reserviert“ bleibt bestehen, bis die Lizenz abgeholt wird.
Tipp: Um nur die Nutzer zu sehen, die einen Zugang zur Lizenz erhalten haben (und nicht alle Nutzer), müssen Sie die Nutzerliste filtern. Filtern Sie dazu die Nutzerliste nach dem Lizenzstatus, wie im folgenden Screenshot dargestellt.
Falls Sie lediglich „Temporär“ und/oder „Permanent“ als Filter gesetzt haben, erhalten Sie eine Liste aller Nutzer, die ihre Lizenz bereits abgeholt haben und sich damit in dem jeweiligen Status befinden.
Falls Sie lediglich „Temporär (reserviert)“ und/oder „Permanent (reserviert)“ als Filter gesetzt haben, erhalten Sie eine Liste aller Nutzer, die ihre Lizenz noch nicht abgeholt haben. Sie können diese Nutzer auswählen und ihnen über die Schaltfläche „Aktionen“ die Einladungsmail erneut zusenden.
Falls Sie lediglich den Filter „Temporär“ und/oder „Temporär (reserviert)“ gesetzt haben, können Sie einfach Nutzer auswählen und - falls notwendig - deren Status auf „permanent“ ändern. Auf dieselbe Art und Weise können Sie ausgewählten Nutzern auch Lizenzen wieder entziehen.
5) Studierende holen ihre Lizenz ab.
*Wir empfehlen Ihnen, Ihren Studierenden für die nächsten Schritte die Anweisungen aus dem Artikel So erhalten Sie Ihre Logos-Lizenz zuzusenden. Es wird auch empfohlen, diese Anweisungen gemeinsam mit der URL zur Abholung der Logos-Lizenz zu versenden.
Wenn Sie einem Studierenden eine Lizenz zugewiesen haben, muss dieser die Lizenz im nächsten Schritt abholen. Dazu muss der Studierende lediglich auf einen Link zur Abholung klicken und sich mit einem bestehenden Logos-Benutzerkonto anmelden, bzw. ein neues erstellen. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, werden die Lizenzen dem entsprechenden Benutzerkonto hinzugefügt.
Sobald Sie die Lizenz wie oben beschrieben zugewiesen haben, erhält der Studierende eine Reihe automatisierter E-Mails, die ihn durch den Prozess zur Abholung der Lizenz führen.
Sollten Ihre Studierenden die automatisierten E-Mails nicht erhalten, müssen Sie ihnen den Link zur Abholung (reservierter) Lizenzen zusenden. Diesen Link finden Sie im Akademischen Portal unter dem Reiter „Überblick“.
Die Einladungsmail/Mail zur Abholung der Lizenz können Sie auch aus der Lizenzverwaltung heraus senden. Wählen Sie dazu einfach den entsprechenden Nutzer aus der Liste aus, klicken Sie auf den Button „Aktionen“ und anschließend auf „Einladungs-E-Mails erneut senden“.
Sobald ein Studierender die URL zur Abholung der Lizenz anklickt, wird er zu einer Seite weitergeleitet, auf der er sich mit einem bestehenden Logos-Benutzerkonto anmelden bzw. ein neues erstellen kann.
*Wichtig: Die E-Mail-Adresse, die Sie als Institution für einen Nutzer im Akademischen Portal hinterlegen, ist nur für die Lizenzverwaltung relevant. Es ist dem Lizenzempfänger überlassen, welche E-Mail-Adresse er für das Logos-Benutzerkonto verwendet. Im Hintergrund verknüpft das Akademische Portal aber beide E-Mail-Datensatz, sodass eine einwandfreie Zuordnung möglich ist. Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Nutzers im Akademischen Portal ändern, ändern Sie lediglich einen Datensatz in der Lizenzverwaltung, nicht aber die E-Mail-Adresse, die der Studierende für sein Logos-Benutzerkonto verwendet. Die Studierenden sind für die Verwaltung ihres eigenen Benutzerkontos, das Ändern der E-Mail-Adresse, das Zurücksetzen des Passworts etc. selbst verantwortlich.
6) Lizenzen verwalten
Die oben beschriebene Vorgehensweise erklärt die Grundlagen der Verwaltung von institutionellen Paketen im Akademischen Portal. Künftig sind Sie in der Lage, folgende Aufgaben erledigen, wenn Sie Lizenzen verwalten:
Nutzer hinzufügen und auswählen
- Die Suchleiste verwenden
- Nutzer-Tags verwenden
- Mehrere Nutzer per E-Mail-Adresse mit der Option „Nach CSV auswählen“ selektieren.
Lizenzen zuteilen bzw. entziehen
- Temporäre Lizenzen zuteilen, wenn die Lizenz nicht (sofort) in den Besitz des Nutzers übergehen soll
- Permanente Lizenzen bereitstellen, wenn die Lizenz in den Besitz des Nutzers übergehen soll
- Lizenz entziehen, wenn der Nutzer keinen Zugriff mehr haben soll
Bitte beachten: Sobald eine permanente Lizenz zugewiesen wurde, kann diese nicht mehr entzogen werden.