Verwaltung von Lizenzen im Admin-Portal

Das Admin-Portal wurde entwickelt, um Sie bei der Verwaltung Ihrer Logos-Lizenzen zu unterstützen. Nachdem Sie nun über einen Lizenz-Pool verfügen, die Sie verteilen können, müssen Sie die Anzahl der verfügbaren Lizenzen und die Personen mit Zugriff darauf einsehen können. Außerdem benötigen Sie einen einfachen Zugriff, um Lizenzen nach Bedarf zu verteilen und zu widerrufen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie das Admin-Portal für Ihre Lizenzverwaltung nutzen.

Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Customer Success Team.

Hinweis: Für die in diesem Artikel beschriebenen Schritte benötigen Sie Administratorzugriff auf das Portal.

Springen zu:

• Überblick über das Portal
• Die Startseite verwenden
• Mitglieder hinzufügen und verwalten
• Inklusiver Zugang
• Produkte verwalten
• Portaleinstellungen ändern

 

Überblick über das Portal

Sie erreichen das Admin-Portal unter https://adminportal.logos.com/. Dort sehen Sie Folgendes:

1. Den Namen der Organisation.
2. Eine Seitenleiste mit Optionen, die Zugriff auf verschiedene Bereiche des Portals bietet.
3. Informationen und Funktionen zu der von Ihnen gewählten Option.

 

Die Startseite verwenden

Die Startseite hat zwei Hauptfunktionen:

1. Sie bietet eine Übersicht über Lizenzen und Mitglieder.
2. Sie bietet eine einfache Möglichkeit, Details aufzuschlüsseln und zu aktualisieren, einschließlich des Hinzufügens neuer Mitglieder und des Verwaltens von Lizenzen.

Der obere Abschnitt der Startseite enthält zwei Bereiche:

1. Erste Schritte ermöglicht es Ihnen, den Zugriff für Mitglieder zu verwalten, Lizenzen zuzuweisen und zu verwalten sowie mit einem einzigen Klick ein Logo hochzuladen. All dies ist auch über Menü auf der linken Seite verfügbar, sodass Sie dies nach der ersten Konfiguration entfernen können (Sie können auf das Symbol oben rechts im Bereich klicken und es dort ausblenden).
2. Mitglieder und Lizenzen zeigt, wie viele Mitglieder zum Portal hinzugefügt wurden, wie viele Lizenzen Sie haben und wie der aktuelle Stand der Zuweisung ist.

 

Der untere Abschnitt des Dashboards enthält drei weitere Bereiche:

1. Produkte zeigt an, welche Produkte für Ihre Einrichtung lizenziert sind, wie viele Lizenzen Sie für jedes Produkt haben und wie viele derzeit zugewiesen sind. Es bietet auch Links zu den Produktdetails.
2. Einstellungen bietet schnellen Zugriff auf einige Optionen der Registerkarte „Einstellungen“:
   • Ein Bereich zum Hochladen des Logos Ihrer Einrichtung, Organisation oder Gemeinde.
   • Ein Bereich mit dem QR-Code und Link zur Anmeldeseite für Ihre Gruppe.
3. Ein Link zur Logos-Kontaktseite, auf der Sie verschiedene Optionen auswählen können, um die Vertriebs- und Supportteams zu kontaktieren.

 

Mitglieder hinzufügen und verwalten

Um Ihre Mitgliedern zu verwalten, klicken Sie entweder auf Personen im Hauptmenü links oder im Bereich Erste Schritte auf Hinzufügen innerhalb der ersten Kachel Fügen Sie Mitglieder zu Ihrer Gruppe hinzu. 

 

Hier können Sie Informationen über alle Personen einsehen, die zum Portal hinzugefügt wurden:

1. Die Gesamtzahl der registrierten Personen.
2. Wie viele dieser Personen Lizenzen für Produkte abgeholt haben.
3. Wie viele Lizenzen derzeit zugewiesen, aber nicht abgeholt wurden.
4. Namen jeder registrierten Person.
5. Eine Spalte, die anzeigt, für wie viele Produkte jede Person eine Lizenz hat.
6. Die tatsächlichen Produkte, die für eine Person lizenziert sind, werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Produktanzahl fahren.
7. Eine Spalte, die den Personen zugeordnete Tags anzeigt.
8. Eine Spalte, die anzeigt, wann jede Person zum Portal hinzugefügt wurde.
9. Zwei Optionen zum Hinzufügen weiterer Personen - entweder einzeln oder massenweise.

 

Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus, um Verwaltungsaufgaben für deren Datensätze auszuführen, indem Sie das Auswahl-Menü auf der rechten Seite verwenden.

 

Klicken Sie auf den Namen einer Person, um sich weitere Details über diese Person und ihr zugewiesene Produkte anzeigen zu lassen.

 

Eine Einzelperson hinzufügen

Wenn Sie die Option Person anlegen auf der Registerkarte Personen auswählen, gelangen Sie auf die Seite Person anlegen. Hier können Sie deren persönliche Daten eingeben und dann entweder:

1. Den Vorgang abbrechen.
2. Die Person anlegen und eine weitere Person hinzufügen, indem Sie auf Erstellen und eine weitere Person anlegen klicken.
3. Die Person anlegen, indem Sie auf Anlegen klicken.

 

Eine Gruppe von Personen hinzufügen

Wenn Sie auf der Registerkarte Personen die Option Personen hinzufügen auswählen, wird das Pop-up Fügen Sie Personen zu Ihrer Einrichtung hinzu angezeigt, das zwei Optionen bietet:

1. Eingabe von E-Mail-Adressen für eine Gruppe von Personen.
2. Importieren über eine CSV-Datei.

 

Wenn Sie die Option Per E-Mail hinzufügen auswählen, können Sie eine Anzahl von E-Mail-Adressen eingeben und ihnen dann optional eine der verfügbaren Lizenzen zuweisen.

 

Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Hinzufügen abzuschließen. Den hinzugefügten Personen (falls sie noch kein Logos-Konto haben) wird eine E-Mail gesendet, in der sie darüber informiert werden, wie sie ihre Lizenzen abholen können. Diese Lizenzen werden so lange als nicht abgeholt angezeigt, bis sie dies getan haben. Diejenigen, die bereits ein Logos-Konto haben, erhalten eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die angegebenen Lizenzen zu ihrer Bibliothek hinzugefügt wurden.

 

Das Hinzufügen dieser neuen Mitglieder und das Zuweisen von Lizenzen aktualisiert die Informationen, die auf Ihrer Startseite angezeigt werden, so dass Sie einen klaren Überblick über den Status der Mitglieder und Lizenzen erhalten.

Alternativ zum Hinzufügen neuer Mitglieder per E-Mail können Sie deren Details aus einer CSV-Datei importieren.

Dies bietet:

1. Ein Link zu einer Seite mit detaillierten Importanweisungen.
2. Eine Vorlage zum Herunterladen, die das erforderliche Format der CSV-Datei zeigt.
3. Einen Bereich, in dem Sie eine CSV-Datei ablegen oder auf Ihrem Computer danach suchen können.
4. Die Option, jeder Person ein Tag hinzuzufügen, der anzeigt, wann der Import stattgefunden hat.

Hinweis: Wenn Sie Numbers verwenden, um die .csv-Datei zu erstellen, beachten Sie, dass Numbers der Tabelle oft einen "Tabellentitel" hinzufügt. Dieser Titel wird gespeichert und verursacht einen Fehler, wenn Sie die Vorlage importieren. Bitte entfernen oder verbergen Sie den Tabellentitel, wenn Sie die .csv-Datei speichern. Wenn Sie beim Hochladen eine Fehlermeldung erhalten, versuchen Sie, die Informationen (Überschriften und Zeilen) aus der Vorlage in ein neues Tabellenblatt zu kopieren und als .csv-Datei zu speichern.  

Beachten Sie, dass Sie auch Benutzer-Tags/Rollen zu allen Benutzern auf der Liste hinzufügen können, die Sie importieren. Das Admin-Portal vergibt automatisch einen Datums- und Zeitstempel, aber Sie können problemlos weitere Tags hinzufügen, die Sie später bei der Verwaltung von Lizenzen unterstützen. Hier sind einige Beispiele zur Veranschaulichung:

• Datums-Tag - ermöglicht es Ihnen, Benutzer nach dem Datum einzugrenzen, an dem Sie sie importiert haben (automatisch)
• Rollen-Tag - ermöglicht es Ihnen, Benutzer nach ihrer Rolle in Ihrer Einrichtung, Organisation oder Gemeinde zu filtern
• Status-Tag - ermöglicht es Ihnen, Benutzer nach einem bestimmten Status zu filtern, der für Ihre Bedürfnisse relevant ist

Sobald Sie die .csv-Datei und optional alle Tags hinzugefügt haben, klicken Sie auf Importieren, um den Upload abzuschließen.

 

Informationen über Personen exportieren

Es kann vorkommen, dass Sie Informationen über Personen aus dem Admin-Portal exportieren müssen. Wählen Sie dazu die Personen aus, deren Daten Sie exportieren möchten, öffnen Sie das Auswahl-Menü Personen verwalten und klicken Sie auf Personen exportieren. Dadurch wird eine .csv-Datei erstellt, die Informationen über diese Personen enthält.

 

Personen entfernen

Wenn Sie eine Person aus dem Portal entfernen müssen, wählen Sie die Personen aus, die Sie entfernen möchten. Öffnen Sie das Auswahl-Menü Personen verwalten und klicken Sie auf Personen löschen. Da dies nicht rückgängig gemacht werden kann, müssen Sie sicherheitshalber nochmals bestätigen, dass Sie dies wirklich tun möchten. Dadurch werden alle Lizenzen, die diesen Personen zugewiesen waren, an Ihren Lizenz-Pool zurückgegeben.

 

Inklusiver Zugang

Wenn Sie den Tab Inklusiver Zugang öffnen, gelangen Sie zur Seite Semester-Gruppen.

Klicken Sie auf eine Semester-Gruppe, um die darin enthaltenen Kurse anzuzeigen. Klicken Sie anschließend auf einen beliebigen Kurs, um Details zu allen Personen anzuzeigen, die diesem Kurs als Administrator, Instructor oder Learner zugeordnet sind.

Auf der Seite Details können Sie Spalten per Drag & Drop neu anordnen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, um weitere Optionen zu erhalten, beispielsweise um die Daten als CSV- oder Excel-Datei zu Exportieren.

 

Produkte verwalten

Um Produkte und Lizenzen zu verwalten, klicken Sie entweder im Hauptmenü links auf Produkte oder wählen Sie im Bereich Erste Schritte auf der Kachel Weisen Sie Ihren Mitgliedern Lizenzen zu das gewünschte Produkt aus.

 

Dort finden Sie Informationen zu allen Produkten, die für Ihre Institution, Organisation oder Gemeinde lizenziert sind. Angezeigt werden:

1. Die Produktliste.
2. Die Produktkategorie.
3. Die Anzahl der abgeholten Lizenzen. Dies entspricht der Anzahl der Lizenzen, die einer Person zugewiesen wurden und für diese Person aktiv sind.
4. Die Anzahl der nicht abgeholten Lizenzen. Dies entspricht der Anzahl der Lizenzen, die einer Person zwar zugewiesen wurden, aber noch nicht von dieser Person abgeholt wurden.
5. Die Anzahl der aktuell verfügbaren Lizenzen. Dies entspricht der Anzahl der noch übrigen Lizenzen.

 

Klicken Sie auf ein Produkt, um weitere Details zur Lizenzzuordnung anzuzeigen. Es werden folgende Informationen angezeigt:

1. Personen, die in Ihrem Portal registriert sind.
2. Wann bzw. ob überhaupt, eine Lizenz für dieses Produkt einer Person zugewiesen wurde.
3. Wann diese Person die Lizenz abgeholt hat.
4. Der Lizenzstatus.
5. Alle Tags, die mit Personen verknüpft sind.

 

Um Lizenzen zu erteilen oder zu widerrufen, wählen Sie eine oder mehrere Personen aus. Öffnen Sie dann das Auswahl-Menü Personen verwalten und wählen Sie eine Option.

 

Portal-Einstellungen ändern

Um Einstellungen im Portal zu ändern, klicken Sie auf Einstellungen.

 

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Auf der Seite Allgemein können Sie ein Logo hochladen, das im Portal und auf den zugehörigen Seiten verwendet wird.
• Die Seite Admins verwalten zeigt die aktuellen Portal-Administratoren an. Hier können Sie 1) die Rolle einer Person entfernen oder 2) einen neuen Administrator hinzufügen. Wenn Sie einen neuen Administrator hinzufügen, wird ein Pop-up angezeigt, in dem Sie die entsprechenden Details eingeben können.
• Die Seite Abrechnung zeigt die aktiven Abonnements Ihrer Institution, Organisation oder Gemeinde an.
• Auf der Seite Entwickler können Sie die Integration zwischen Ihren bestehenden Systemen und diesem Admin-Portal aktivieren. Um zu erfahren, wie Sie diese Funktion nutzen können, klicken Sie auf API-Dokumentation.